嗨大家
又是忙碌的一週
而且這週居然還下雪了!!!
今天要來分享申請學校時另一個令人頭痛的東西
就是推薦信!!!
對我這種I人來說 開口跟教授主管要推薦信真的是要鼓起勇氣
在某個適當的moment趕快按下送信鍵
不然又要內心小劇場猶豫掙扎很久(有人懂我嗎QQ)
以下會詳細介紹我是如何選擇推薦人
以及如何聯繫他們 到請他們協助送出推薦信
另外有些時候推薦人可能會請你自己寫推薦信
這邊也會附上範例分析供大家參考
關於推薦信的各種疑問看這篇就對啦!!
#如何選擇推薦人?
我找的推薦人是初會/審計課教授
還有直屬經理跟會計師 總共三位推薦人
老師的話因為夠熟 所以我只有找他幫我送出全部6間推薦信
(而且老師還是親自寫 真的很感人)
公司主管部分 則是不想一直去打擾他們+分散風險
所以各請他們送出3間
而且經理直接讓我操作他的電腦 真好
在選推薦人的時候 除了考量title之外
你跟他們熟不熟 好不好聯繫其實也很重要
你跟推薦人之間即使是發email 也一定會來回溝通很多次
所以請確保你的推薦人是會回你信的
即使在截止日前還沒送出 你也不會不敢去催他
不然到時沒送出推薦信真的會欲哭無淚
#推薦信完整流程
STEP1. 電話/email聯繫
老師部分 因為不常見面 加上朋友跟我說老師年底會很忙
所以我12月初就聯繫他
並預留一個半月時間寫+送出推薦信
我在信裡先禮貌介紹自己 表明想請老師寫推薦信
並附上考試成績、欲申請學校等資訊
email內容如下:
會計師我則是先連絡她的秘書
之後的往來信件則是直接寄給會計師&cc秘書
而且因為我會在申請截止前回去工作
萬一她真的沒送出 我還找的到人
所以我大約是12月中才連繫
經理則是因為夠熟 而且他本來就知道我會請他送推薦信
所以我只有傳訊息知會他
STEP2. 製作繳交說明
這點是我在網路上看到的做法 覺得滿推薦的
把每一間學校截止日&交推薦信的方式做成ppt如下:
這時你可能會想 推薦信又不是我送出
我要怎麼知道裡面有什麼欄位?
很簡單 發一封推薦信連結給自己
通常學校的申請頁面是可以更改推薦人的
所以你先在推薦人填自己 發連結到自己的信箱
看看要怎麼填 最後再刪掉就好
雖然老師們大多都有幫學生送推薦信的經驗
但是這樣做可以讓老師覺得你很用心
而且如果是請實習或工作的主管當推薦人
他們可能不知道怎麼填 這時有個說明就能讓他們更清楚
所以這點真的強烈建議要做 可以避免推薦人亂填或填錯欄位
或是省掉你們之間需要溝通的次數
STEP3. 附上推薦信資料、截止日、繳交說明
聯繫完推薦人並取得同意之後
如果推薦人要親自幫你寫
請準備好履歷、成績單、sop等 還有上述的繳交說明
如果要你自己寫 請附上推薦信本人&說明 並標註推薦人要在哪裡簽名
我發信給老師後 隔天他回覆我ok
於是我在一週後把需要的資料回給他
建議回信不要超過一週 不然壓縮到老師的時間又去催很沒禮貌
之後的回信內容如下 有特別標明何時會發送推薦信連結 再請老師留意
發送推薦信建議在截止日前兩週
太早發怕郵件被洗掉 太晚發怕時間太趕
我在發送推薦信連結當下 也馬上發提醒信給老師
並在信中提及希望何時前送出
(同時再次附上繳交說明)
且為了避免郵件太分散
所以我是開好幾個分頁 同時發送全部學校的連結跟提醒信
接著是跟會計師的往來信件
因為會計師時間還算彈性
所以我有較充裕時間寫&改推薦信
再寄給她看有沒有需要修改
接著把會計師看過的推薦信修改完寄給她
看是否還有要修改的地方
同時附上簽名的說明 並提醒將會在何時發出推薦信連結
最後則是準時發出推薦信連結及提醒信
並附上繳交說明
另外分享個小插曲
在我送出推薦信當天
秘書就連絡我說會計師想跟我聊聊
於是我就在下高雄考GMAT的高鐵上跟會計師聊聊XD
本來很擔心他會問我什麼問題
但幸好只是問問申請學校的事 順便歡迎我即將復職(笑
STEP.4 deadline前追蹤+感謝信
通常你的推薦人如果上傳了推薦信
你會收到通知
或是進入申請頁面都會看的到
如果到截止日前一週都還沒有任何消息
可以禮貌性的發信提醒你的推薦人
我自己是很幸運沒碰到這個問題
最後 在推薦人幫你送出推薦信後
一定要記得發感謝信 謝謝推薦人幫忙
內容可以參考如下:
#推薦信範例
接下來分享如果要自己寫推薦信該如何寫
這篇以會計師角度來寫
基本上就是 千萬不要吝嗇推薦自己
而且盡量在推薦信裡展現你的申請文件以外的能力
1. 開頭+第一段
受文者通常是招生委員會
可以在學校網站上找到他們確切的名稱(通常都大同小異)
接著第一段先表明自己很樂意推薦申請人(你)到你們program
並簡單介紹自己 以及跟申請人(你)認識了多久
然後可以用一個general的概念說明申請人有多好 好在哪
層層堆疊上去 之後再舉例說明
2. 第二段
接著開始舉例說明 讓”好”不要只是一個抽象的概念
首先想展現的是團隊合作能力
畢竟無論上課 或未來進公司 都少不了團隊合作
同時也舉實際工作上的例子
另外這邊想特別提醒
寫推薦信記得站在推薦人的角度看是否合理
例如這篇是站在會計師角度寫(階級相當於公司老闆)
那她應該不會對組上日常工作細節太清楚
所以如果寫了太細節的例子 就會顯得很奇怪
(有人懂我在說什麼嗎?)
3. 第三段
第三段講溝通能力 同時也呼應了我的optional essay
只不過我是站在會計師的角度來呈現這項能力
舉例的部分也著重在跟會計師的互動
增加例子的真實性
4. 第四段+結尾
前面好話推疊完後
最後再次重申申請人(你)有多優秀
而申請人接下來的成功關鍵就在於你們(學校)錄取她
(把球丟給學校 讓他們覺得不選你不行XD)
最後再說一句期待申請人未來的表現 給一個正面的結尾
結尾問候可以參考一般商用書信格式
記得留一段空白讓推薦人簽名
好啦 以上就是落落長的詳細推薦信心得
希望能幫助正在為推薦信苦惱的各位
或是跟我一樣不知道怎麼開口要推薦信的I型人(笑
有任何問題都歡迎留言給我
下次見!