嗨大家 好久不見啦
過完難得輕鬆的11月
12又要回歸加班生活了><
不過呢 今天還是想來跟大家分享
5個提升工作效率的方式
讓自己在有限的時間內完成事情
不要陷入無限加班的輪迴裡啊~
1.寫下所有待辦事項
通常我會提早5-10分鐘到公司
然後把所有被交辦 跟預計要完成的事情逐條列出
這樣可以清楚追蹤自己的進度
哪些事完成了 哪些又還沒
今天又多了哪些待辦事項 deadline是什麼時候
很建議大家可以做成一個表格 隨時更新進度
不只能掌握自己的工作狀況
也可以清楚跟主管匯報進度
2.先思考再做事
在被派新工作的時候
我會先思考這件事該如何完成
像是底稿該如何更新
哪些資料不齊全 要跟客戶要
想好步驟之後再開始
雖然可能會花一些時間
但先想好整個工作的架構 可以幫助你快速進入狀況
加快完成的速度
而不是為了做而做 卻不知道自己在幹嘛
反而花更多時間去摸索
3.不要讓自己被打斷
雖說工作被打斷實在不可避免
像是客戶打電話或發信來
或是突然被叫去跑個腿(咦?
但還是盡量讓自己工作做到一個段落 再分心去做其他事
例如事情做到一半時 被交代去拿資料、影印 或是幫忙做其他工作
此時我會先把新工作寫下來 等到事情完成的差不多才去做
當然前提是這件事不緊急
畢竟如果被打斷 得花更久的時間重新專注
還有另外一點
不要上班聊通訊軟體或滑手機!
這裡是辦公室 不是家裡或學校
公司也不是花錢來請你偷懶的
如果是因為這樣而事情做不完
那就該檢討囉
4.安排優先順序
究竟如何安排待辦事項的順序 其實因人而異
找出自己什麼時間精神狀態最好 或是偏好怎樣的工作方法
來幫助自己快速完成工作
不過這邊有兩個小建議
一是複雜的工作先開始
早上通常是精神狀態最好的時候
此時遇到較複雜的問題 比較有辦法跟時間去思考
越往後延就會越想逃避 而且遇到問題也不見得找的到人問
二是同質性高的一起完成
例如某幾項工作都要用到同一份資料
或是都有相同的問題要解決
這時可以把這些工作有交集的部分一起完成
可以避免重複做同樣的事而浪費時間
5.整理問題並及時發問
工作遇到問題的時候
我習慣先釐清問題本身 自己先想過一遍
如果還是沒辦法解決 我就會把所有的小問題集中
再濃縮成一兩個簡單扼要的問題來提問
這樣可以幫助對方知道你在問什麼 比較容易幫你解決問題
你也才能了解他在回答什麼
避免一遇到問題就不斷提問而打擾對方 或是一直問重複的問題
但比起這些
更重要的是千萬不要不懂還不發問
硬是拖到deadline前才讓所有問題一次爆發出來
不要怕問問題被笑被嫌
因為工作做不完更可怕啊啊啊
好的以上就是今日的分享啦
如何提升效率真的是個需要不斷學習的課題
每個人都會有一段混亂或不知所措的時間
但如何從錯誤中學習 修正
找到適合自己的工作方法
是一段很寶貴的經驗啊
最後祝大家都能準時下班啦
下次見!!!